Vad kännetecknar ett lyckat relining-projekt? Om du frågar de boende handlar det ofta om att få information i rätt tid. Vi bad Re-news projektledare Alex Sandberg berätta mer om hur de arbetar med kommunikation under ett projekt.
Varför är kommunikation så viktigt?
I grund och botten handlar det om att de boende ska vara nöjda under vårt arbete. De vill naturligtvis veta vad som händer. Så ju tydligare vi är i vår information, desto nöjdare är hyresgästerna. Ska vi stänga av badrummen vill de veta det i god tid så de kan planera sin vardag. Men det är också viktigt att de får en tydlig bild av vårt arbetssätt och hur vår process ser ut. Därför måste vi vara noga med att kommunicera på ett lättfattligt sätt, allt från det första informationsmötet vi har med de boende hela vägen fram till att arbetet är avslutat och besiktigat. Det svåra är att lägga det på en nivå där det varken blir för mycket eller för lite information, att hitta en medelväg där man beskriver det på ett sätt som alla kan förstå. Man blir bättre på det ju mer man gör det och lär sig mer och mer efterhand som man genomfört projekt. I dag har vi rätt bra koll på vad som fungerar och vad som inte gör det.
Hur jobbar ni med information under ett projekt?
Först har vi ett kontraktsskrivningsmöte där kontraktet gås igenom med beställaren. Därefter har vi ett startmöte där vi, styrelsen om det är en BRF och konsulten går igenom vilka dokument de ska ha från oss, hur vi tänker oss projektet och hur tidplanen ser ut. Därefter har vi ett informationsmöte med de boende där vi förklarar tidplanen, hur de kommer att bli berörda, hur mycket avstängningar det kommer att bli. Vi berättar hur arbetsprocessen ser ut, att vi först kommer att börja i källaren, sedan ta de stående stammarna, därefter de små rören i lägenheterna och avslutningsvis besiktningsanmärkningar om det finns några sådana. Under arbetets gång ger vi också löpande information. Det kan vara akuta saker som behöver åtgärdas dagen efter och då måste vi snabbt informera de boende.
Är det inte svårt att nå ut till alla?
Det gäller att lägga upp den löpande informationen utifrån hur stort projektet är. Det ser annorlunda ut om det är många olika huskroppar och 200 lägenheter eller om det bara är en enskild fastighet med 20 lägenheter. Just nu jobbar jag med ett projekt som omfattar 140 lägenheter i fyra olika huskroppar och där krävs det mycket information från hela teamet. Oftast sker det i pappersform, som till exempel lappar i brevlådorna och i trappuppgångarna. Vissa BRF:er har Facebook-grupper och då kan vi lägga ut det där också. Men ofta vill de faktiskt att vi distribuerar ut det till lägenheterna i brevinkasten, för det finns många äldre som inte har internet eller är på sociala medier. Vi delar även ut tidsplanen i brevlådorna och sätter upp den i entréerna och håller de boende uppdaterade om det skulle ske någon förändring.
Brukar de boende vara nöjda med hur ni informerar?
Generellt brukar de boende tycka att det går rätt smidigt. Ofta har de fått information om att det ska relinas på föreningens stämma och de som då informerar vet inte så mycket om vad det innebär. Många tror därför att vi ska in och demolera i stort sett hela lägenheten. Så på vårt informationsmöte är det ofta första gången de verkligen får veta hur det kommer att gå till och många blir lugnare då. När vi är färdiga med projektet brukar merparten säga att det inte var så farligt som de hade trott att det skulle vara och över lag är de flesta positiva till hur projektet genomförts.